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4 dicas práticas para melhorar a gestão do tempo na sua concessionária

Publicada em: 04/10/2021

Crie uma lista de rotinas de todas as áreas da concessionária O primeiro passo é mapear as atividades gerenciais e mensurar o tempo investido em cada atividade. Entrevistas, avaliação de documentações e manuais, observações e soluções digitais, como um sistema gerencial ou de gestão de tempo podem ajudar.

Os gestores e os colaboradores de uma concessionária têm que lidar com diversas demandas no dia. Em ambientes empresariais tão complexos, com muitos setores e pessoas envolvidas, é comum que exista também um grande volume de atividades a serem realizadas.

Nesse contexto, cuidar da gestão do tempo é uma excelente maneira de otimizar a administração da empresa e evitar problemas, o que perpassa pela organização e priorização de atividades, de modo a melhor aproveitar esse importante recurso e aumentar a produtividade.

Como mencionado no artigo sobre BPM (Business Process Management), ou Gerenciamento de Processos de Negócio, ter bons processos ajuda a guiar o fluxo de trabalho e contribui, de modo essencial, para o sucesso empresarial.

A gestão do tempo está muito alinhada com tal conceito. Ao administrar bem os processos e buscar maneiras de realizá-los com mais agilidade, a empresa pode ganhar mais eficiência e reduzir gastos.

Esses são importantes benefícios para empresas que atuam em mercados muito competitivos. Afinal, quando se consegue realizar atividades em menos tempo, ganha-se eficiência, custos são reduzidos e aumenta-se a vantagem competitiva do produto ou serviço.

Neste artigo, você poderá ler um pouco mais sobre a importância de administrar o tempo e 4 dicas para aumentar a produtividade em concessionárias.

A importância da gestão do tempo dentro de uma empresa

Mesmo empresas pequenas são difíceis de gerenciar. No entanto, quanto maior o seu porte e a complexidade do nicho, mais desafios devem existir e menos simples é a administração.

O cotidiano de uma concessionária, por exemplo, envolve diversos setores, pessoas e documentos, razão pela qual citamos o BPM na introdução deste artigo.

Afinal, o conceito envolve estudos, análises, proposições, mensuração de resultados e melhorias contínuas, processos que, naturalmente, ajudam a gestão do tempo e beneficiam a eficiência da empresa.

A comum padronização de processos, ou seja, o ato de definir uma maneira correta, ou mesmo elaborar um guia de boas práticas para cada atividade a ser desempenhada por colaboradores da empresa, ajuda a alinhar as organizações à estratégia e, consequentemente, a conquista de objetivos.

Seja ou não por meio do BPM, a gestão do tempo contribui para a realização de atividades em menos tempo e, assim, a reduzir custos, aumentar a eficiência, evitar erros e problemas de comunicação. É, portanto, muito importante para o melhor desempenho empresarial.

Como ser mais produtivo e melhorar a gestão do tempo dentro da concessionária

Nos tópicos seguintes, compartilhamos 4 dicas para ajudá-lo a melhor gerenciar o tempo da sua concessionária, muito em linha com as práticas do BPM e a era de soluções digitais.

1. Crie uma lista de rotinas de todas as áreas da concessionária


Antes de propor mudanças, é necessário conhecer todos os processos gerenciais da empresa. Portanto, o primeiro passo para fazer a gestão do tempo é mapear as atividades.

Você pode fazer isso em toda a empresa ou focar em apenas alguns setores ou colaboradores, como em um projeto piloto, que deve estar alinhado com o seu principal objetivo.

Além de listar tudo o que os colaboradores envolvidos nos processos gerenciais fazem, você deve, naturalmente, mensurar o tempo investido em cada atividade, de modo a ser possível gerenciá-lo.

Isso pode ser feito por meio de entrevistas com o time, avaliação de documentações e manuais, observações, acompanhamento de procedimentos e mesmo por soluções digitais.

Se você utiliza um bom sistema gerencial, é provável que tenha alguns fluxos de trabalho definidos e métricas que indiquem o tempo gasto em cada atividade.

De modo alternativo ou complementar, você também pode pesquisar por aplicativos de gestão do tempo para usar nos computadores da concessionária.

Aproveite o tempo dedicado a esse mapeamento para começar a identificar erros e oportunidades de melhorias em processos, de acordo com os seus objetivos.

2. Estabeleça processos estratégicos para cada uma das tarefas

Ao gerenciar processos, você consegue identificar problemas, propor soluções, mensurar resultados e sugerir melhorias constantemente, de modo a obter resultados cada vez mais satisfatórios.

Naturalmente, essas ações devem estar de acordo com o planejamento estratégico da empresa e focar nos objetivos principais.

É importante hierarquizar as atividades de maneira estratégica, o que, geralmente, envolve definir uma ordem de prioridade que considera a importância e a urgência de cada atividade, bem como o tempo necessário para realizá-la.

Aliás, esse é mais um motivo pelo qual é importante mensurar o tempo necessário para a realização de cada atividade. Se você e os seus colaboradores desconhecem esse dado, é fácil atrasar demandas.

Por isso, se não houver tempo suficiente para a realização de uma atividade essencial para a conquista de determinado objetivo da empresa, pode ser interessante delegar a outra pessoa da equipe.

Antes de tudo isso, no entanto, é necessário padronizar processos. Adotar um guia de boas práticas, que oriente os seus colaboradores a realizarem cada uma das atividades, pode ajudar.

3. Defina metas a serem alcançadas

Além de considerar a estratégia e os objetivos da sua concessionária, é importante estabelecer metas, que ajudarão a definir prioridades. De modo ideal, as metas devem ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e ter um prazo para sua realização.

Assim, você e sua equipe saberão exatamente o que deve ser realizado e em qual período, o que é muito importante para a gestão do tempo da empresa.

Essas metas podem estar relacionadas a limites para a realização de algumas atividades, de modo a aumentar a produtividade da concessionária.

Se o objetivo da empresa for aumentar as vendas em um período, pode ser interessante, por exemplo, determinar que o primeiro contato com um potencial cliente seja realizado em até uma hora.

A mensuração de resultados também é muito importante e, portanto, as metas devem ser associadas a métricas ou indicadores de desempenho cuja leitura ajude a entender se os resultados foram satisfatórios e a sugerir melhorias.

4. Utilize tecnologias a seu favor


Ao realizar suas atividades em menos tempo com auxílio de soluções tecnológicas, os colaboradores e a empresa ganham em produtividade. Softwares também podem ser muito úteis na padronização de processos gerenciais.

Você pode utilizar o Método Kanban, por exemplo, para facilitar a priorização de demandas e um software de gestão de tempo para registrar o tempo investido por cada colaborador em cada atividade gerencial. No entanto, o sistema gerencial pode conter essas funcionalidades.

Além de facilitar a padronização e a automação de processos, soluções tecnológicas geram dados e, assim, facilitam a mensuração de resultados. Por meio de painéis e relatórios, você consegue ler métricas diversas.

Você pode, portanto, acompanhar se as tarefas estão sendo realizadas no prazo acordado com as suas equipes, por meio da observação de métricas de tempo, se esta for uma funcionalidade do sistema gerencial.

Algumas empresas contratam sistemas adicionais para essa exata funcionalidade com o objetivo de entender fluxos de trabalho, propor melhorias, mensurar resultados e, assim, melhorar a fluidez de atividades gerenciais.

No entanto, clientes do MicroWork Cloud não precisam ter esse custo adicional. O sistema possui essas funcionalidades em um dos módulos e, portanto, você consegue gerenciar melhor o tempo e atividades da sua empresa.

A gestão do tempo é essencial, especialmente para empresas grandes, complexas ou que atuam em um ambiente competitivo. Além de administrar todas as atividades, o gestor consegue propor melhorias, mensurar resultados e melhorar a produtividade cada vez mais.

Mapeie os processos da sua concessionária, defina prioridades e metas, utilize soluções tecnológicas e aumente a produtividade da sua empresa.

Se você quiser saber mais sobre como o MicroWork Cloud pode trazer mais agilidade, eficiência e facilidade à operação de concessionárias, leia o artigo sobre BPM.