Publicada em: 08/09/2021
A gestão de processos, ou BPM (Business Process Management) está relacionada a um conjunto de práticas que tem como objetivo melhorar a performance da empresa. Considere os objetivos da sua empresa, erros recorrentes e as atividades que mais geram valor para seus clientes. Além disso, crie um cronograma para as demais fases do projeto.
A gestão de processos, ou Business Process Management (BPM), é um conjunto de práticas cujo objetivo é melhorar a performance de uma empresa.
Se a sua concessionária apresenta baixa produtividade ou problemas como perda de documentos, falta de integração entre sistemas e falhas na gestão de estoque, este artigo é para você.
O gerenciamento de processos, afinal, ajuda a encontrar falhas e oportunidades de melhorias e, consequentemente, a melhorar a eficiência de empresas.
Neste artigo, comentamos sobre esse assunto. Você entenderá o conceito, sua importância e, ainda, o que precisa fazer para gerenciar processos com eficácia na sua concessionária. Acompanhe a leitura.
O que é gestão de processos?
Uma concessionária está repleta de processos gerenciais, ou seja, diversas atividades rotineiras que garantem o pleno funcionamento da empresa.
No entanto, para que isso ocorra da maneira ideal, é importante administrar os recursos, as pessoas, os sistemas e quaisquer outros elementos que possam ser gerenciados com a finalidade de beneficiar a empresa.
A gestão de processos, portanto, é a abordagem que defende o mapeamento, a estruturação e o controle das atividades gerenciais da concessionária.
O objetivo de suas práticas é aperfeiçoar, continuamente, os processos gerenciais e, assim, ajudar a empresa a conquistar suas metas e seus propósitos da maneira mais eficiente possível.
Afinal, qual a importância da gestão de processos dentro de uma concessionária?
A fim de atender a um potencial cliente por meio do WhatsApp, a equipe comercial de uma concessionária pode ter que entrar no sistema de gestão de clientes, também conhecido como CRM (Customer Relationship Management) para ter acesso aos dados do contato.
E, para apresentar um orçamento, pode ter que calcular, com base em informações de uma instituição financeira, o custo para financiar um veículo.
Após a venda do veículo, é importante oferecer um bom pós-venda e, ainda, enviar lembretes sobre revisões na oficina ao cliente
Esses são apenas alguns procedimentos nos quais estão presentes processos gerenciais de uma concessionária. Acontece que, ao invés de fazer uma ligação para cada cliente, com o objetivo de lembrar a data para uma revisão, pode-se enviar um e-mail automático pelo sistema.
O primeiro contato com o cliente, após acessar o CRM, e o cálculo do custo do financiamento também podem ser tarefas mais fáceis se utilizadas automações.
Isso indica que um mesmo processo pode ser realizado de diferentes formas — muitas das quais, mais eficientes — assim como cada processo gerencial envolvido.
A gestão de processos ajuda a entender os procedimentos de cada equipe e, mais do que isso, o fluxo de trabalho que compreende toda a empresa.
Suas práticas, portanto, ajudam a encontrar oportunidades de melhorias e, assim, a aproveitar melhor os recursos disponíveis, o que aumenta a produtividade, eficiência e a competitividade da empresa no mercado.
Além disso, as empresas que adotam o gerenciamento de processos evitam erros e retrabalhos e podem melhorar o compliance, a comunicação interna e o clima organizacional.
Etapas de uma gestão de processos eficiente
Para administrar as atividades empresariais, é preciso avaliar diversos aspectos da empresa e, com base nisso, desenvolver ações para propor e colocar em prática melhorias. Esse processo tem algumas fases.
Planejamento
Uma boa maneira de começar a gerenciar processos é focar nos principais problemas da concessionária ou em seus objetivos, pois o projeto deve estar de acordo com a estratégia da empresa.
Uma alternativa é focar o projeto nas atividades mais importantes para atender bem às demandas do mercado.
Se aumentar as vendas da concessionária é o objetivo principal atualmente, por exemplo, vale mais a pena concentrar as práticas da gestão de processos nos procedimentos associados à equipe comercial.
No planejamento, é importante também escolher indicadores de desempenho para orientar as análises e as sugestões de melhorias.
Note que esse pode ser um processo trabalhoso, pois envolve pessoas e muita análise, o que exige tempo. Por isso, uma boa dica é criar um cronograma junto com a equipe.
Análise dos seus processos internos
Antes de qualquer sugestão de melhoria, é preciso mapear processos e fluxos de trabalho, o que envolve equipes, sistemas gerenciais e documentações.
Entrevistar e acompanhar os procedimentos de colaboradores ajudará você a levantar dados e informações e, assim, a entender os processos gerenciais. Aproveite a ocasião para identificar erros e oportunidades de melhorias.
Utilização de tecnologia
O Dealership Management System (DMS) gera dados e informações sobre as diferentes áreas da empresa e está inserido em diversos ou em todos os processos gerenciais. Essa solução, portanto, é de grande valia no seu projeto.
Aliás, a tecnologia também costuma gerar métricas e indicadores de performance que, além de facilitarem a leitura de erros e sugestão de melhorias, serão muito úteis ao mensurar os resultados após implementação das melhorias.
Um dos módulos do MicroWork Cloud, a propósito, tem uma funcionalidade específica para a gestão de processos em concessionárias. Os clientes do DMS conseguem, com facilidade, criar, alterar e monitorar fluxos de trabalho em toda a empresa.
Se você quiser saber como a tecnologia pode te ajudar no gerenciamento, clique aqui e conheça as funcionalidades do MicroWork Cloud.
Execução
Após considerar prioridades e mapear processos e recursos, você pode propor e colocar em prática mudanças, com o objetivo de melhorar a gestão da sua concessionária.
Se você propuser mudanças em sistemas, considere fazer uma simulação com base em dados para evitar erros e desperdícios. E, como comentamos anteriormente, prefira focar em alguns setores inicialmente.
Na ânsia de eliminar erros na sua empresa, você pode desejar propor melhorias diversas e simultâneas, mas essa prática pode ser pouco eficiente. Por isso, considere começar com um projeto-piloto.
Nessa etapa da gestão de processos, os indicadores são ainda mais úteis. As métricas de desempenho permitirão analisar e comparar o antes e o depois das mudanças sugeridas. Suas métricas podem otimizar recursos como tempo, custos, quantidades produzidas e qualidade.
A gestão de processos, no entanto, não é um processo único com prazo de vencimento. Essa deve ser uma prática constante, o que contribui muito para o aumento contínuo da produtividade, eficiência e do desempenho da sua concessionária.
Em resumo, a gestão de processos envolve o mapeamento de fluxos de trabalho e de recursos, a identificação de oportunidades e melhorias constantes. Esse conjunto de práticas promove a redução de erros e uma melhor performance empresarial.
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