Publicada em: 08/09/2021
A palavra paperless pode ser traduzida literalmente como "sem papel" e se refere à eliminação total ou à grande redução no uso do material tão comum em escritórios. O termo ressurge no contexto da transformação digital porque soluções tecnológicas, como arquivos digitais, armazenamento em Nuvem, assinatura digital e gestão de documentos eletrônicos, ajudam a reduzir o uso de papel e a melhorar a eficiência de processos.
O conceito de paperless ressurge no contexto da transformação digital, no qual soluções tecnológicas facilitam processos gerenciais, como é o caso do WhatsApp, muito utilizado em vendas.
Se você deseja acompanhar essas tendências é preciso adaptar a sua concessionária às inovações do mercado, o que exige mais do que apenas contratar sistemas e ter uma infraestrutura de Tecnologia da Informação.
Muito provavelmente, você precisará treinar colaboradores, mudar diversos processos gerenciais e, mais do que isso, a cultura organizacional da empresa. Essas mudanças, no entanto, como acontece ao implementar o paperless, tendem a reduzir custos e a oferecer outros benefícios interessantes.
Neste artigo, apresentamos o conceito e comentamos sobre seus benefícios, além de esclarecer como adaptar uma concessionária à prática.
O que é paperless?
A palavra paperless pode ser traduzida literalmente como "sem papel" e se refere à eliminação total ou à grande redução no uso do material tão comum em concessionárias.
O termo ressurge no contexto da transformação digital porque soluções tecnológicas, como arquivos digitais, armazenamento em Nuvem, assinatura digital e gestão de documentos eletrônicos, ajudam a reduzir o uso de papel e a melhorar a eficiência de processos.
Para ser um “concessionária sem papel” ou uma empresa paperless, portanto, você precisa eliminar ou reduzir o consumo de produtos como folhas de papel, blocos de anotações, envelopes e post-its.
Se a sua concessionária está constantemente cheia de pastas, arquivos e papéis em cima das mesas, de modo que, às vezes, é difícil encontrar documentos ou vocês os perdem com frequência, implementar o paperless é ainda mais importante.
O modelo pode ser implementado até mesmo na oficina, se a equipe utilizar sistemas ao invés de papéis.
O módulo Oficina sem Papel, do MicroWork Cloud, por exemplo, permite anotar avarias e anexar fotografias de veículos para solicitar autorização de forma prática, rápida e sustentável.
Quais os benefícios da utilização do método paperless para sua concessionária?
A substituição de papéis por soluções tecnológicas favorece, naturalmente, o meio ambiente. No entanto, esse não é o único benefício.
Ao adotar o paperless, a concessionária pode aumentar a eficiência de processos, ganhar produtividade, favorecer o compliance e reduzir custos, como comentamos a seguir.
Mais respeito ao meio ambiente
A produção de papel está associada ao uso de recursos naturais, danos no solo e ao consumo de energia e água. Ser paperless, portanto, ajuda a preservar o meio ambiente.
Aliás, muitos dos papéis que você e a sua equipe utilizam na empresa são raramente consultados e podem ser digitalizados.
É interessante, antes de eliminar papéis, no entanto, criar uma estratégia. Não descarte-os imediatamente após a digitalização. Antes, garanta um armazenamento seguro para documentos importantes.
Além dos ganhos em espaço, a responsabilidade socioambiental pode conquistar a admiração de consumidores. Segundo uma pesquisa, 87% dos brasileiros preferem empresas com práticas sustentáveis.
Cuidado com os dados de terceiros
O zelo por dados pessoais, como nome, endereço, CPF e renda, deve sempre ter sido importante para as concessionárias, mas com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), isso se torna ainda mais essencial.
Afinal, a empresa coleta dados diversos e, com a nova lei, se ocasionar riscos a direitos e liberdades individuais, pode receber sanções ou uma multa de até R$50 milhões.
Se colaboradores manuseiam papéis com dados pessoais, esse risco é evidente e empresas paperless são mais seguras porque evitam a impressão de documentos e anotações em post-its, agendas e outros papéis.
Essa prática, conhecida como Mesa Limpa, restringe o acesso não autorizado a dados e, assim, evita problemas judiciais.
Um sistema gerencial, aliás, pode criptografar informações na Nuvem e restringir o acesso apenas a colaboradores autorizados, além de automatizar diversos processos e facilitar o compliance com as normas da empresa.
Redução de custos
Os custos relacionados a papéis podem estar entre os principais gastos de uma concessionária, já que, além da compra material, gasta-se também com a utilização e a manutenção da impressora e a aquisição de outros produtos como canetas, carimbos e cartuchos.
Além disso, possivelmente, você precisaria manter espaços para guardar arquivos e papéis importantes, como documentos fiscais. Ao implementar o paperless, você não necessita de grandes salas, fichas e armários para desempenhar essa função.
A redução de custos também pode ser notada, ainda, na economia de tempo e no aumento da produtividade.
Gerenciar documentos costuma custar tempo — e, como você sabe, esse é um recurso valioso. Ao trabalhar com papéis, você o gasta em atividades desnecessárias como impressões, cópias e em recriações de documentos perdidos.
Ao invés de procurar documentos importantes, como um contrato, em uma sala de arquivos, seus colaboradores podem encontrar informações importantes com alguns cliques no mouse.
Eficiência na operação
Os arquivos digitais podem ser facilmente encontrados no sistema gerencial e esse recurso melhora a performance da concessionária.
Um mesmo arquivo, por exemplo, pode ser também acessado simultaneamente, por diferentes colaboradores, o que favorece o trabalho em equipe.
Ao optar por digitalizar documentos e utilizar um sistema gerencial, ganha-se eficiência naturalmente. Você pode receber notificações quando um contrato estiver prestes a vencer e enviar notificações sobre manutenção para clientes automaticamente.
Você também pode emitir notas fiscais eletrônicas, acessar sistemas públicos e assinar contratos, com validade legal, se adquirir um certificado digital, o que é essencial para empresas paperless.
Esse ganho de eficiência, por fim, pode ajudar a conquistar maior vantagem competitiva. Se os seus processos são ágeis e eficazes, provavelmente, você consegue atender melhor o cliente, reduzir custos, oferecer melhores preços e até aumentar lucros.
Agora que você sabe o que é paperless e a relação do conceito com a transformação digital e com benefícios como responsabilidade socioambiental, segurança da informação, redução de custos e aumento de eficiência, considere reduzir ou eliminar o uso de papéis na sua concessionária. Você consegue fazer isso utilizando sistemas gerenciais, certificados digitais e mudando a cultura da sua empresa.
Uma maneira de se adaptar ao paperless é por meio da gestão de processos de negócios. Leia o artigo 'O que é BPM? Entenda como aplicá-lo na concessionária' e entenda como algumas práticas podem ajudar.