Publicada em: 10/08/2021
Qualquer empresa precisa ter bons processos para ser bem-sucedida. Além de guiar o trabalho de todos os colaboradores e setores, os processos gerenciais conferem mais produtividade à empresa e, assim, ajudam a aumentar a eficiência, reduzir custos e ganhar mais competitividade no mercado.
De modo geral, empresas precisam ter processos padronizados para serem eficientes. A padronização confere mais produtividade às equipes, ajuda a reduzir custos e a ganhar competitividade e, desafios associados podem ser minimizados por meio do BPM.
Esse conceito é ainda mais importante para empresas que lidam com muitos setores, processos, pessoas e documentos, como é o caso de concessionárias.
Além de comprar e vender veículos, lidar com assuntos jurídicos e gerenciar processos de marketing e pós-vendas, concessionárias colhem dados pessoais - o que exige cuidados, devido à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
A gestão de um cenário complexo, portanto, torna-se um desafio ainda maior se não há processos gerenciais bem estabelecidos, estruturados, padronizados e continuamente otimizados.
Ao implementar o BPM, é mais fácil identificar problemas, oportunidades de melhorias e propor soluções. Acompanhe a leitura e conheça esse conceito e os benefícios que oferece, saiba como implementá-lo na sua empresa e por que a tecnologia é uma grande aliada.
Afinal, o que é BPM?
Business Process Management (BPM) é uma expressão em inglês que pode ser traduzida como Gestão de Processos de Negócio.
A expressão representa um conjunto de práticas cujo intuito é padronizar e melhorar, continuamente, os processos gerenciais de uma empresa, o que ajuda a alinhar as práticas às estratégias e, assim, a ser mais eficiente e a conquistar objetivos.
Para isso, o BPM defende avaliar os diversos aspectos e processos da empresa e conhecer suas estratégias, políticas, sistemas, seus objetivos, colaboradores, métodos e sua cultura organizacional.
Como resultado, as empresas ganham mais agilidade operacional e, assim, melhoram seu desempenho geral, pois as melhorias propostas pelo BPM abrangem toda a organização, interligando setores, colaboradores e sistemas gerenciais.
Quais as vantagens de se aplicar o BPM?
A prática do BPM melhora a gestão. Ao conhecer, padronizar e melhorar processos continuamente, as empresas evitam erros, retrabalhos, cumprem a legislação mais facilmente e ganham outros benefícios, como:
1. eficiência: sobretudo devido a comum automação de processos, as atividades costumam ser realizadas com mais agilidade e precisão, o que evita desperdícios de recursos e problemas de comunicação e facilita decisões, com base em dados;
2. produtividade: naturalmente, se os colaboradores têm suporte de soluções tecnológicas, podem realizar suas atividades em menos tempo;
3. transparência: colaboradores entendem melhor o papel de cada um na empresa. A comunicação interna e o clima organizacional melhoram e o armazenamento de dados pessoais beneficia o compliance;
4. controle: o acompanhamento contínuo de processos por meio de indicadores de desempenho ajuda a entender e a otimizar a eficiência da empresa.
É importante reafirmar a contribuição do BPM para o compliance com a LGPD. A gestão de processos favorece a conformidade com a lei, especialmente se esta utiliza sistemas e dados pessoais, como é o caso de concessionárias.
Se você gerencia uma empresa do ramo, sugerimos a leitura do artigo 'LGPD para concessionárias: como adaptar-se a esse requisito importante' para entender mais sobre o assunto e saber como se adaptar à lei.
Como implementar o BPM na sua concessionária
O primeiro passo para colocar em prática o BPM é conhecer os processos gerenciais e o fluxo de trabalho de todos os departamentos da empresa ou, pelo menos, dos principais, nos quais o gestor pretende encontrar oportunidades de melhorias.
Essa etapa é conhecida como mapeamento de processos e, para realizá-la, você pode avaliar documentações, buscar contribuição de colaboradores e acompanhar procedimentos, além de começar a identificar erros e oportunidades de melhorias.
Antes de propor mudanças, no entanto, considere a estratégia e os objetivos da sua concessionária. Assim, você foca nos processos ideais e pode até mesmo fazer uma implementação piloto antes de expandir o BPM a outras áreas da empresa.
Após conhecer os processos e considerar objetivos, você pode estar mais seguro ou segura para propor mudanças, começando pela padronização de processos. Equipes devem adotar um guia de boas práticas para realizar atividades com repetibilidade e evitar erros e desperdícios de recursos.
No entanto, entenda que esse não deve ser um "projeto engessado". O mapeamento e a padronização de processos são apenas a fase inicial do BPM, que está relacionado a uma jornada contínua de avaliações e melhorias.
Por isso, sempre que necessário, sugira mudanças que possam conferir mais fluidez e gerar melhores resultados.
A utilização de tecnologias também favorece a prática do BPM, pois facilita a automação de processos, a geração e a análise de dados e melhora a eficiência empresarial.
A solução de BPM da MicroWork pode transformar sua concessionária
Para implementar o BPM, algumas empresas contratam softwares com o objetivo de melhorar a fluidez em atividades gerenciais.
No entanto, esses sistemas não costumam integrar com o Dealership Management System (DMS) das concessionárias, podem prejudicar o compliance com a LGPD, uma vez que não garantem um armazenamento e tratamento de dados unificado, seguro e adequado, e geram custos extras.
Esse cenário muda, porém, com o módulo implementado ao MicroWork Cloud. A novidade inclui as funcionalidades de um sistema desenvolvido para o BPM ao conhecido sistema gerencial.
Sem precisar de programadores, softwares adicionais e grandes consultorias, a concessionária consegue, por exemplo, criar e alterar fluxos de trabalho digitalmente e integrar dados com o DMS.
A tecnologia favorece também a digitalização de diversas atividades — permite, por exemplo, anexar imagens e documentos de clientes com segurança —, facilita a adoção da Mesa Limpa, prática que evita o comprometimento de dados pessoais, e integra-se ao ZapCRM.
Assim, além de trazer agilidade, eficiência e mais facilidade à operação das concessionárias, o módulo ajuda a reduzir erros e retrabalhos associados ao risco humano, gera dados que guiam o processo de tomada de decisão e favorece a conformidade com a LGPD.
Além de facilitar o mapeamento, a digitalização de processos e a criação de fluxos padronizados de trabalho, o BPM do MicroWork também ajuda na mensuração de resultados.
Por meio do sistema, os gestores da concessionária podem acompanhar se as tarefas estão sendo realizadas no prazo acordado com as suas equipes, por meio da observação de métricas de tempo.
Os gestores podem definir, por exemplo, que a simulação de financiamento com os bancos seja realizada em um determinado prazo após direcionamento da solicitação do time financeiro para a equipe comercial e acompanhar o sucesso desse fluxo.
Mapear, padronizar, automatizar e melhorar, continuamente, atividades empresariais é muito importante, especialmente em ambientes organizacionais complexos e com muitos dados, como é comum em empresas concessionárias.Pelos motivos aqui descritos, gestores do ramo devem considerar o BPM e seus benefícios se desejam ganhar produtividade, eficiência e competitividade no mercado em que atuam.
Saiba como o módulo do BPM do MicroWork pode ajudar você a mapear, melhorar e aumentar a eficiência da sua concessionária. Agende uma demonstração agora.
